Nota Fiscal Avulsa: saiba tudo sobre esse documento usado por micro e pequenas empresas
A Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFAe) é o documento usado por não contribuintes do ICMS que não são obrigados por lei a emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Geralmente, a NFAe é emitida por microempreendedores individuais (MEI) e por micro e pequenas empresas, ou na necessidade de nota de devolução.
Porém, MEIs não são obrigados a emitir o documento, geralmente eles realizam o processo de emissão para que seus clientes não precisem emitir uma NFe de entrada.
Já pessoas físicas, quando registradas como artesãos ou profissionais autônomos, também podem emitir a NFAe através do número de CPF. Mas para isso, será necessário realizar o cadastro na prefeitura da cidade correspondente.
Confira abaixo, algumas informações sobre este documento:
1. Como emitir a Nota Fiscal Avulsa eletrônica:
A emissão da Nota Fiscal Avulsa muda de estado para estado, isso significa que não há um procedimento padrão para a emissão da nota.
Mas há algumas coisas em comum, como: é necessário realizar o cadastro online e após a autorização é preciso solicitar nota por nota no portal da Sefaz.
Atenção: profissionais autônomos e artesãos precisam realizar o cadastro na prefeitura e não na Sefaz.
2. A nota pode ter no máximo 10 produtos
A NFAe permite que você cadastre apenas 10 produtos (itens) por documento, quando esse número é excedido é preciso gerar um novo documento com o restante.
3. A Nota Fiscal Avulsa é emitida apenas eletronicamente mas a validade é garantida pelo papel
Isso significa que o XML não possui validade fiscal e que é necessário imprimir o documento e armazená-lo fisicamente por 5 anos. A perda da NFAe pode gerar multas de até R$1.000 reais.
4. Pessoas físicas podem emitir a Nota Fiscal Avulsa
Para isso, a pessoa não deve ser contribuinte e precisa cadastrar-se na prefeitura do próprio estado. Geralmente, os documentos exigidos são:
- Documento de identidade ou equivalente
- Comprovante de residência
- Comprovante de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF
- Certificado digital (depende a prefeitura).
Além disso, a NFAe também pode ser emitida para pessoas físicas (consumidor final) em operações internas.
5. CNPJ usado é o da Sefaz e não o do contribuinte
Ao invés do CNPJ do contribuinte, o CPNJ da Sefaz é que irá aparecer na chave de acesso do documento. Isso acontece porque o software emissor usado é o da Sefaz.
Porém, o CNPJ do emissor irá aparecer no XML da nota e também quando ela for consultada pela internet.
6. Impressão em papel comum
Um dos fatores que facilita a vida de microempresários é que a NFAe pode ser impressa em papel A4. Mas atenção: caso você precise imprimir novamente a nota, será necessário solicitar autorização no portal da Sefaz.
7. Caso o processo de emissão seja interrompido será preciso começar do 0
Se durante o processo de emissão da Nota Fiscal Avulsa ocorrer uma interrupção, como uma falha na conexão com a internet, por exemplo, será necessário reiniciar todo o processo da emissão do documento.
8. Quem emite a NFe está proibido de emitir a NFAe
A emissão da Nota Fiscal Avulsa só pode ser realizada por não contribuintes do ICMS.
9. Não é possível corrigir uma NFAe
Caso a emissão da nota avulsa não tenha sido feita da maneira correta será necessário cancelar o documento, para então, emitir um novo com dados corretos.
O problema é que o processo de cancelamento pode levar até 7 dias, portanto, é recomendado ter cuidado durante o processo de emissão.
10. A numeração da NFAe vai de 1 até 999.999.999
A sequência numérica da Nota Avulsa tem um limite. Quando o número limite é atingido pelo emissor, a contagem é reiniciada e não afeta a emissão.
11. A NFAe pode ser consultada tanto no Portal Nacional da Sefaz quanto no estadual
Caso seja preciso verificar a validade do documento é viável realizar esse processo na Sefaz nacional e/ou estadual. Além disso, também é possível verificar se o documento foi ou não emitido pelo sistema e qual o seu status (normal ou cancelado).
12. Não é possível emitir a Nota Fiscal Avulsa eletrônica em modo de contingência
Dessa forma, caso o sistema da Sefaz esteja fora do ar será necessário aguardar o seu retorno para realizar o processo de emissão.
13. A NFAe não é indicada para quem emite um grande volume de documentos
A Nota Avulsa é indicada para não contribuintes do ICMS que não necessitam emitir um grande volume de documentos, afinal, os dados da nota são preenchidos de forma manual. Quando uma pessoa física ou jurídica precisa gerar um volume maior de notas avulsas o processo fica mais suscetível a erros e é mais trabalhoso.
14. A NFAe precisa ser escriturada pelo destinatário da nota
O destinatário da NFAe deve informar o documento como emissão de terceiros e usar o código “08 – Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica” na escrituração.
15. Até três dias para o transporte
O sistema de emissão da NFAe permite que a data de saída da mercadoria seja de até 3 dias após a data de emissão do documento. Além disso, não é possível cancelar o documento depois que a mercadoria for entregue ao destinatário.
