O que é certificado digital e para que serve?
De acordo com a Serasa Experian, o certificado digital é uma assinatura com validade jurídica que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet. Essa assinatura permite que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.
Em outras palavras, o certificado digital funciona como um documento de identificação eletrônico para que qualquer pessoa física ou jurídica possa realizar transações (troca virtual de documentos, mensagens, dados, entre outros) pela internet de forma totalmente segura.
Na prática, pessoas e empresas que possuem um certificado podem assinar documentos virtualmente de qualquer lugar do mundo com a mesma validade da assinatura convencional.
Além disso, na maioria das aplicações do Governo Federal é obrigatório utilizar o Certificado Digital para realizar transações como, por exemplo, para emissão de notas fiscais ou para geração do GRF (Guia de Recolhimento do FGTS) dos funcionários da empresa.
Os tipos de certificados digitais
Já sabemos que o Certificado Digital pode ser utilizado por empresas e também por pessoas físicas. Conheça os dois principais modelos do documento:
e-CPF (CPF digital): é um certificado digital destinado à pessoa física que possibilita assinar ou autenticar e-mails, além de emitir documentos na receita federal eletronicamente.
e-CNPJ: este modelo de certificado digital é exclusivo para pessoa jurídica. Com esse documento, o representante legal da empresa pode solicitar serviços e assinar de forma digital em nome da empresa.
Além desses dois principais modelos, estima-se que no Brasil existam 8 certificados divididos em duas séries, cada.
Série A (A1,A2,A3 e 4): certificados de assinatura digital para a confirmação de identidade na web, em e-mails, redes privadas virtuais (VPN) e em documentos eletrônicos com verificação.
Série S (S1, S2, S3 e S4): reúne os certificados de sigilo na codificação de documentos, bases de dados, mensagens e outras informações eletrônicas sigilosas.
Nos tipos de certificados A1 e S1 as chaves ficam armazenadas no computador do usuário. Já nos tipos A2, A3 e A4 e S2, S3 e S4, as chaves ficam armazenadas em um hardware criptografado ou cartão de memória.
Eles podem ser classificados de acordo com sua aplicação ou nível de criptografia. Os modelos mais utilizados por empresas e pessoas físicas para realizar transações são os modelos A1 e A3, então vamos conhecer melhor cada um deles.
Modelo A1: o modelo de certificado A1 é gerado e armazenado em um computador de sua escolha dispensando o uso de cartões inteligentes e tokens.
Ele é mais indicado para quem utiliza apenas um único computador para realizar suas transações. Além disso, ele tem uma validade de 12 meses.
Modelo A3: este modelo de certificado é indicado para quem precisa de mobilidade. Isso porque ele é armazenado em uma mídia como um cartão com chip ou um token em formato de pen drive, e pode validar suas transações em qualquer computador e de onde estiver.
Este modelo é bastante prático já que é possível levá-lo para qualquer lugar, o que facilita bastante a vida dos empreendedores.
Já deu perceber que o certificado digital apresenta diversas utilidades não é mesmo? Por isso, listamos todas elas a seguir.
Principais funções e vantagens do certificado digital
- Transações bancárias com segurança;
- Cadastrar procurações;
- Declaração e Restituição de imposto de renda;
- Assinatura de documentos;
- Emissão de nota fiscal;
- Consulta de situação fiscal junto à Receita Federal;
- Acompanhar processos tributários pela internet;
- Preenchimento e emissão de guias e obrigações tributárias junto à Receita Federal.
Além dessas funções, as principais vantagens de utilizar a certificação digital é que as transações podem ser feitas 100% de maneira digital, o que traz uma maior facilidade e agilidade na resolução das obrigações diárias.
Também garante economia de tempo já que não será mais necessário ficar em filas de cartórios para assinar documentos, diminui as burocracias como, por exemplo, a dispensa de reconhecimento de firma em tratativas de contratos e também dos gastos com armazenamento de documentos e com mão de obra.
Quem é obrigado a ter um certificado digital?
Empresas inscritas nos regimes tributários e MEI (Micro Empreendedor Individual) que emitem NFe/NFC-e precisam ter certificado digital. Além disso, ainda existem outras obrigatoriedades para cada regime, vamos ver quais são elas a seguir.
Certificado Digital para empresas optantes do Lucro presumido
Empresas que se enquadram no regime tributário de Lucro Presumido possuem obrigações fiscais cujas declarações mensais e anuais exigidas pela Receita Federal são feitas por meio do certificado digital.
Certificado Digital para empresas optantes do Simples Nacional
As empresas optantes pelo Simples Nacional (Modelo de tributação fiscal simplificada) com mais de 3 funcionários deverão utilizar o Certificado Digital para a entrega da GFIP (Guia de recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social) e do eSocial.
MEI
De acordo com o Portal do Empreendedor, o certificado digital NÃO é obrigatório para os MEIs, exceto se optar pela emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
Então, caso precise fazer emissão de nota fiscal eletrônica, será preciso obter um certificado digital tipo e-CNPJ no modelo que preferir, podendo ser o A1 ou A3.
Como obter o certificado digital?
Para obter o certificado digital é preciso escolher uma Autoridade Certificadora (AC). Existem diversas autorizadas pelo governo, e essas empresas funcionam como um Cartório Digital, disponibilizando os certificados e, também, validando as transações e as assinaturas.
Todas elas são subordinadas do órgão público ICP-Brasil, que foi criado para monitorar e regulamentar as emissões dos Certificados Digitais no Brasil.
Após escolher uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil, é só fazer a solicitação do Certificado de preferência (A1, A3 para e-CNPJ ou para e-CPF).
Além disso, no site da AC será informado o valor, formas de pagamento, equipamentos e documento necessários para a emissão.
Após efetuar a compra, é só seguir as etapas de instalação do dispositivo para começar a usar.
Quanto custa o certificado digital?
No site do Serasa Experian por exemplo, um e-CNPJ modelo A1 com validade de 12 meses na data de hoje, está saindo R$229,00. E um e-CPF também modelo A1 com validade de 12 meses está custando hoje, o valor de R$155,00. (valores podem variar)
É importante destacar que cada Autoridade Certificadora pode oferecer diferentes preços, e cada modelo e tipo de certificado também possuem valores distintos. Então é essencial pesquisar no momento da compra para fazer o melhor negócio e adquirir o modelo mais adequado para seu negócio.
